市直各部门：

为做好2019年度归档文件整理工作，全面提升进馆档案质量和市直机关档案工作科学化水平，现就有关要求通知如下：

一、高度重视，切实加强组织领导

当前全国疫情防控形势积极向好的态势正在拓展。各单位档案部门要在毫不放松抓好疫情防控工作的基础上，落实分区分级差异化疫情防控策略，统筹推进疫情防控和档案业务工作，把做好年度归档文件整理作为当前工作重点，切实抓紧抓好。各单位要进一步提高对档案工作重要性的认识，把年度归档文件整理和机构改革档案处置、积存档案整理相结合，统筹协调，加快推进，确保各项任务保质保量完成。

二、强化收集，确保归档文件齐全完整

各单位要从年度工作实际出发，按照本单位制定的文件材料归档范围，凡是本单位职能活动中形成的且办理完毕，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像和电子文件等不同门类和载体的历史记录均应收集归档，任何人不得私自保存、散失和损毁。

机构改革新成立部门和工作职能变化的部门要按照《国家档案局8号令》、《机关档案管理规定》要求编制《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》报市档案局审核同意后施行。

1.文书材料除收集本单位全部发文和与本单位业务直接相关的收文外，特别要加强以下文件材料的收集：本单位党委（党组）会议记录、会议纪要；大事记；党建材料特别是开展“不忘初心、牢记使命”主题教育形成的材料；组织沿革、工资调整及调转介绍信；合同协议、工作计划、总结、专题情况汇报；财务预、决算；各业务科室形成的相关专业文件材料；会议材料（本单位主办、协办的会议材料，参加外单位会议时带回的会议材料）；本单位编辑出版的书籍、期刊、报纸、简报等；党员统计、干部统计、本单位主管业务工作统计等报表；人民来信来访材料；领导班子述职述廉报告；举办的重大活动形成的文件材料；其他有保存价值的材料；

2.本单位形成的行政审批、行政执法档案和反映本单位主要业务工作的专业档案；

3.本单位获县级以上表彰奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗等及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物；

4.反映本单位职能活动的照片、会计、基建、设备、科研、声像等材料；

5.反映本单位主要职能和年度工作的其他文件材料。

三、严格标准，确保档案整理质量

1.文书档案按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）和国家档案局8号令的要求整理，确保归档文件的齐全、完整、准确。永久（30年）保管期限的档案一律采用棉线装订方式，5页以上“三点一线”装订，5页（含5页）以下采用左上角“直角装订”；

要严格贯彻保密法律法规，涉密文件必须做到单独整理、单独保管，与非密文件排列一个流水号，杜绝任何失泄密事件发生；

2.科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）整理；

3.会计档案按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）整理；

4.数码照片按照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）整理，同时要选择代表性的照片冲洗出纸质照片归档，事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等文字说明项目齐全；

5.磁性载体档案（录音带等）按照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）整理；

6.专业档案按照上级业务主管部门和档案行政管理部门联合制发的专业档案管理办法的要求整理。

四、工作要求

一是合理确定整档方式。由于疫情原因，本年度市档案馆不再组织集中整档，鼓励各单位自行整理，市档案馆将及时提供业务指导服务；采取购买服务方式委托代整的部门，涉密档案须由各单位自行保管、自行整理，不得移交中介机构整理。

二是规范开展档案数字化工作。在做好纸质档案整理的同时，要同步做好档案数字化工作。采取扫描方式进行档案数字化的单位，要按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017)要求，做好目录著录和全文扫描工作，严格进行检查验收，确保档案数字化质量；采取电子文件归档的单位，要按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/18894-2016）要求进行整理。整档完成后，各部门须将归档文件目录刻光盘（一套）送交市档案馆业务指导科备案。

三是积极开展数字档案室建设试点。鼓励具备条件的单位按照国家档案局《数字档案室建设评价办法》（档办发[2016]3号），开展数字档案室创建工作。市档案馆已在市政务外网行政服务域上部署了数字档案室系统，将选择部分单位开展数字档案室建设试点，有意向的单位可主动联系市档案馆业务指导科。

四是切实履行档案监督指导职责。各单位在做好自身文件材料整理归档的同时，要加强对内设机构和下属单位档案业务的监督指导，督促做好积压档案整理和机构改革档案进馆工作，确保本系统各单位文件材料的完整和安全。

五是严格时限要求。按照国家有关规定，各单位2019年度归档文件整理工作应于2020年6月30日前完成。届时市档案馆将对各单位年度归档整理情况进行调度，并将结果进行通报。

联系人：王瑾、刘士峰

联系电话：3176613

淄博市档案馆

2020年3月12日