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关于做好2016年度归档文件整理工作的通知

发布日期:2017-02-17 09:02:18 浏览次数: 字体:[ ]
                                            淄档发〔2017〕5号

                                 关于做好2016年度归档文件整理工作的通知
市直各部门:
    为确保归档文件的齐全、完整和安全,不断提高档案工作的科学化管理水平,使档案工作更好地为全市经济建设和社会发展服务,现就做好2016年度归档文件整理工作通知如下:
    一、高度重视,确保5月底前完成归档整理工作
    各部门要进一步提高档案意识,增强档案法制观念,把归档文件材料整理工作列入议事日程,并与档案进馆、档案工作科学化管理测评等工作结合起来,明确分管领导、主管科室和具体责任人,集中人力、物力和时间,统筹规划,有序推进,确保5月底前完成年度归档文件整理任务。
    有积存归档文件未整理或整理不规范的部门,要把2016年度归档文件整理与整理积存文件或进一步规范结合起来,同步完成。
    各部门在做好机关归档文件材料整理的同时,要切实履行对所属单位的监督指导职能,做好对所属单位的档案业务指导工作,确保本系统各单位归档文件材料整理工作全面完成。
    二、强化收集,确保归档文件材料齐全完整
    各单位要结合实际工作,对照本单位修订的文件材料归档范围,强化对归档文件材料的收集,凡是在本单位职能活动中形成的、已办理完毕,具有查考利用价值的各种文字、图表、声像和电子文件等不同形式和载体的历史记录均应收集归档,任何人不得私自保存、散失和损毁应归档的文件材料,确保文书、会计、科技、声像、电子、实物和专业档案等不同门类、不同载体归档文件材料的齐全完整。
    已采用OA系统进行公文处理的单位,应将文件处理单、拟稿纸和文件打印出纸质进行收集归档。
    (一)文书材料除收、发文登记簿登记在册的收发文外,特别要加强以下帐外文件材料的收集:本单位会议记录、会议纪要;大事记;组织沿革、工资调整及调转介绍信;工作计划、总结;财务预、决算;各业务科室形成的相关专业文件材料;会议材料(本单位主办、协办的会议材料,参加外单位会议时带回的会议材料);本单位编辑出版的书籍、期刊、报纸、简报等;党员统计、干部统计、本单位主管业务工作统计等报表;人民来信来访材料;领导班子述职报告;举办的重大活动形成的文件材料;其他有保存价值的材料。
    (二)本单位获县级以上表彰奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗等及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物;
    (三)本单位形成的行政审批、行政执法档案和在职能活动中形成的专业档案;
    (四)反映本单位职能活动的照片、会计、科技、声像等材料;
    (五)反映本单位主要职能和年度工作的其他文件材料;
    (六)按照“存量数字化、增量电子化”的要求,各门类档案的电子版同步收集归档。 
    三、规范整理,确保归档文件整理质量
    (一)文书档案按照国家档案局8号令和《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)整理,重点确保归档文件的齐全、完整、准确;
    (二)科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)整理;
    (三)会计档案按照《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)整理;
    (四)照片档案按照《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)整理,数码照片要冲洗出纸质照片归档;
    (五)电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)整理,做到电子文件内容与纸质文件一致;
    (六)磁性载体档案(录音带、录像带等)按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)整理;
    (七)专业档案按照上级业务主管部门和档案行政管理部门联合制发的专业档案管理办法的要求整理。
    四、整理形式
    (一)集中整档。市档案局于3月1日至5月31日开展归档文件集中整理,免费提供整理场所,并配备专人对归档文件整理进行具体指导。各部门可根据各自工作安排,积极报名参加归档文件集中整理;
    (二)自行整理。自行整档的部门要在5月底前完成归档文件整理,市档案局根据需要提供业务指导;
    (三)委托代整。各部门可采取购买服务的方式,委托具备档案整理和保密工作资质的档案服务机构代为整理。委托代整应在本单位内部或市档案局指定地点进行,并具备相应的安全监控措施,严禁将档案带离本单位整理。
    各部门在归档整理结束后须将文书档案归档文件目录刻光盘(一套)送交市档案局馆(室)业务科备案。未按时完成2016年度归档文件整理的不得申报档案工作科学化管理测评。
    联 系 人:王瑾
    联系电话:3176613


                                                                    淄博市档案局
                                                                   2017年2月13日


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